中小規模企業に最適なコンピューター・ハードウェアを見つける

コンピューター・ハードウェアなど: 中小規模企業の IT エコシステム

多くの中小規模企業は、創業者の台所であり、古いノートパソコンを情報技術インフラストラクチャの中心として活用しています。しかし、ビジネスが成長すると、そのやり方はすぐにうまくいかなくなります。

ビジネスが数名の従業員を抱えるようになったら、変化が必要となることがあります。経営者が会社のテクノロジーの管理やコンピューター関連の問題のトラブルシューティングにますます多くの時間を費やすようになったら、専任の IT 部門の設置を検討することでしょう。

IT チームは、技術的な問題のトラブルシューティングを行うグループとよく考えられていますが、それ以上のことを行います。ノートパソコンやデスクトップ・コンピューターのセットアップから、タブレット、IoT デバイス、Wi-Fi ネットワークの管理、ビジネス・データの追跡、そのデータからのインサイトの収集まで、IT 部門は会社とその顧客に大きな影響を与える可能性があります。

貴社のテクノロジー・スタックにおける一般的な問題

IT 部門はほぼ毎日のように新たな課題に直面していますが、すべての中小企業に共通することがいくつかあります。これらの問題にタイムリーに対処しないと、ビジネスが窮地に陥り、ビジネスの損失、評判の低下、規制上の科料やその他のペナルティーを招く可能性があります。

中小企業が直面する一般的な問題には、次のようなものがあります。

時代遅れのハードウェアおよびソフトウェア

オペレーティング・システムと生産性アプリケーションは、常に更新が必要です。これらの更新の中には自動的に行われるものもあれば、IT 部門による対応が必要なものもあります。ソフトウェアを更新することで、機能を向上させたり、新機能を追加したりできます。また、潜在的なセキュリティの問題から保護することもできます。コンピューターでソフトウェアの更新が求められた場合に IT 部門に通知するようスタッフをトレーニングします。

中小規模企業のコンピューター・ハードウェアに関して言えば、コストが常に懸念されることは周知の事実です。新しいハードウェアへの投資を先延ばしにしたくなるかもしれませんが、ハードウェアの障害がビジネスの損失につながる可能性があります。コンピューターのハードウェアが使用から数年以上経過している場合や、生産性の低下が生じている場合は、アップグレードすべき時期かもしれません。

違法なソフトウェア

ライセンスを取得していないソフトウェアや違法コピーのソフトウェアを使用すると、最初は数ドルのコスト削減になるかもしれませんが、最終的にはビジネスが破綻する可能性があります。ソフトウェア・メーカーによっては、違法なソフトウェアや違法コピーのソフトウェアを使用している企業の報告に、数千ドルの報奨金を提供しています。さらに、違法コピーにはマルウェアやウイルスが含まれていることが多いため、外部のハッカーが内部システムにアクセスし、身代金を目的として企業のコンピューターや IT インフラストラクチャの損傷を招く可能性があります。

評判の良いベンダーからのみソフトウェアを購入し、ライセンスを最新に保つようにしてください。商用データベースやその他のサブスクリプション・サービスのパスワードは共有しないでください。同様に重要なことは、従業員が独自のソフトウェアを会社のコンピューターにインストールすることを許可しないことです。

セキュリティの欠如

コンピューターのセキュリティーは、ビジネスの世界で絶え間ない懸念事項です。会社のコンピューターにマルウェア対策ソリューションを導入し、常に最新の状態に維持してください。ルーターや他のデバイスのデフォルトのパスワードを変更し、メールの未承諾リンクをクリックすることの危険性について、従業員をトレーニングしてください。また、可能な限り、スタッフがフラッシュ・ドライブなどの外部デバイスを会社のシステムに接続することを許可しないでください。これらは、多くの場合、マルウェアやウイルスの発生源となります。

バックアップと復旧の計画がない

企業が問題に対する計画をどれだけ立てようとも、ハードウェアにどれだけ投資しようとも、機器の部品が故障するのは時間の問題です。システム障害がなくても、暴風雨、電圧サージ、火災、他の災害が発生すれば、休業につながる可能性があります。バックアップ・ソリューションとデータ復旧計画があれば、不便な状況ですむかもしれません。そうしないと、事業が完全に停止する可能性があります。「最善を望み、最悪の事態に備えよ」ということわざにあるとおりです。

会社のテクノロジー・ニーズを評価する方法

ビジネスを最高のパフォーマンスで稼働させ、テクノロジーが生産性のボトルネックの原因にならないようにするには、テクノロジー・ニーズ評価を定期的に実施することが重要です。

テクノロジー・ニーズ評価で検討すべき問題には、次のようなものがあります。

ハードウェア保守: コンピューター・ハードウェアは保証期間内ですか?またはそれらのデバイスを保守するサポート契約を締結していますか?これらがないと、障害が発生した場合、高額な修理が必要になる可能性があります。ハードウェアの保証期間が過ぎている場合や、ハードウェアの寿命が近づいている場合は、障害が発生する前にアップグレードしておくと効果的な場合があります。

ソフトウェアとオペレーティング・システムのセキュリティ: 新しいコンピューター・ハードウェアを購入したら、必ずアンチウィルス・ソフトウェアをインストールしてください。セキュリティ・ソフトウェア・スイートは多くの場合、1 年ごとに更新が必要です。更新しない場合は保護されません。さらに、更新が自動的にダウンロードされてインストールされるよう、セキュリティ・プログラムとオペレーティング・システムを設定してください。

ネットワーク・ソリューション：従業員が頻繁にファイルを共有するようになった場合や、中央データベースにアクセスする必要が生じた場合は、サーバーに投資する時期かもしれません。中小規模のビジネスの場合、サーバーは次のようなタスクに使用できます。

安全なメール・ホスティング
ファイル共有とストレージ
Web サイトまたは e コマース・ストアのホスティング
顧客関係管理プログラム、会計ソフトウェア、従業員管理ソフトウェア、プロジェクト管理ソフトウェアなどの SaaS ソフトウェアのホスティング。
ビジネス・データのバックアップ
ドキュメントでの共同作業

会計プログラムや顧客関係管理ソフトウェアを利用してベンダーや顧客とコミュニケーションを取っている場合、あるいは従業員がファイル、ソフトウェア・ツール、その他のリソースを共有する必要がある場合は、サーバーへの投資を検討する必要があります。

バックアップ・ソリューション: 規模にかかわらず、すべての企業はシステム・バックアップ・ソリューションを導入し、そのバックアップをクラウドまたはオフサイトの場所に保存する必要があります。たとえば、2020 年にカリフォルニアの一部を席巻した山火事や、ルイジアナ州の海岸を直撃したハリケーンを考えてみましょう。これらの地域の企業の経営者は、たとえ存続したとしても数日または数週間、その場所から締め出されていました。バックアップは、アクセスできなければ意味がありません。

サポート: テクノロジー上の多くの問題は、専門家と話すだけで解決できます。社内の IT スタッフが問題を解決できない場合に対応できるベンダーをお持ちでしょうか。

これにより、IT インフラストラクチャ管理の次の段階として、信頼できるハードウェア・ソースと継続的なサポートを見つけることができます。

テクノロジー・ベンダーを評価する方法

配管工、レストラン経営者、エンジニア、弁護士は、それぞれ特定の分野の専門家かもしれませんが、それらの人々や他の中小規模企業経営者はテクノロジーの専門家ではないかもしれません。飲食店でパイプが詰まっていれば水道業者を、エンジニアリング会社が法律問題を抱えているなら法律家を雇うでしょう。

テクノロジーについても同じことが言えます。ビジネスの IT インフラストラクチャーの管理に関しては、その分野の専門家に依頼するのが理にかなっています。それを念頭に置いて、中小企業の経営者は潜在的なテクノロジー・ベンダーをどのように評価するのでしょうか。中小規模企業に最適なコンピューター・ハードウェアはどれですか?

まず、考えられる候補についていくつかの基本的な質問を行うことで、事前の下調べや評価を行います。

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実績があるでしょうか?Lenovo は 35 年以上にわたりテクノロジー市場に貢献してきました。

見積もりを入手して、ベンダーが提供するサービスの価値を評価しましょう。驚くかもしれません。

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