以下のシーンにおいて作業効率が落ちることが予想されます。
・デスクトップ上に保存したデータを探すのに時間がかかる
・C ドライブの圧迫によりパソコンの動作が重くなる
・容量不足により OS などのアップデートができない
・強制終了になりやすく、作成したデータが飛んでしまう

仕事や作業をする際に作業効率が低下するのは致命的です。現在このような傾向が見られたら、早急にデスクトップファイルを見直すことを推奨します。

パソコンを立ち上げる際には、デスクトップ上のファイルやフォルダなどの読み込みを行いアイコンを表示させてから起動します。つまり「デスクトップのデータが多ければ多いほど立ち上がりが遅くなる」のです。

またデスクトップのデータを起動時に毎回読み込ませていると、 HDD や SSD に負担がかかりパソコンの寿命を縮めることにも繋がります。

デスクトップにさまざまなファイルを置くことで、情報漏洩につながる可能性があります。第一に考えられることが、デスクトップ画面を第三者に見せたり覗かれたりした時です。直接画面を見られることもリスクですが、画面共有をするシーンではデスクトップのデータは簡単に相手にも共有されます。

次に考えられるリスクとして、万が一ウイルスなど悪意のあるアクセスを許してしまった際に起こるリスクです。デスクトップのデータは攻撃対象になることも多く、個人情報や機密情報を置いていた場合に、大きな事故や損失にもなりかねません。

毎日何度も触れるデータは、デスクトップ以外のアクセスしやすい場所に保管します。一時的に必要なファイルやダウンロードデータも大きくなりがちなので、分かりやすく分類して保存しましょう。

一度仕組みを作って慣れてしまえば、普段は不要ファイルの削除程度の作業で済むのです。散らかったデスクトップを気にすることなく、作業効率もアップします。

データの削除や移動をした後、アイコンの位置がバラバラで見映えが悪い場合にはアイコンを整列することで綺麗になります。デスクトップの何もない場所で右クリックして、「表示」から「アイコンの自動整列」または「アイコンを等間隔に整列」の機能を使えば、アイコンが自動で整列されます。

また、並べ替えの機能を使えば、ファイルの種類や更新日時でも自動整列が可能。配置が気に入らない場合は、ドラッグ&ドロップで任意の場所に移動します。見やすく探しやすくすることがアイコン整列のポイントです。

一時的な保管が必要なデータは、専用のフォルダを作成して格納していくのがおすすめです。その際はフォルダ名を「一時保存」などとして、後日になっても分かるようにしておくのがポイントです。

またデータやダウンロードしたファイルは、使用するときに判断しやすいようリネームして保存するのも良い方法です。不要になった時点で削除することを忘れないようにしましょう。

フォルダを 3 階層に分けて作成すると判別がしやすくなります。1 つのフォルダに保存数を増やせることもメリットです。ただし、3 階層以上に作成すると逆に煩雑になりやすいので注意が必要になります。ビジネス関連で使用する場合、フォルダ名は以下のように設定するのがおすすめです。
・1 階層目：取引先・顧客別
・2 階層目：プロジェクト・案件別
・3 階層目：ファイル種別

ワークフローを「制作中」「完了」「連絡待ち」等に分けてフォルダ管理する方法も有効です。フォルダを進捗状況に応じて分類をすれば、誰が見ても分かりやすくわざわざ探す手間もないため作業効率を落とすことがありません。

ただし、作業の流れが早くフォルダ分け自体が手間になる場合は不向きです。その場合は前述の 3 階層仕分けを活用します。

頻繁に使用するデータは、スタートメニューに配置してすぐにアクセスできる状態にしておくと便利。デスクトップ上のフォルダを右クリックして「スタートメニューにピン留めする」をクリックすれば完了です。

スタートメニューに保管すれば、デスクトップはすっきりとした見た目になり作業も捗ります。スタートメニューは左下にあるボタンをクリック、もしくは Windows キーを押すだけで表示できるため手間もかかりません。