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Matériel informatique et autres : L'écosystème informatique de votre petite entreprise

De nombreuses petites entreprises démarrent sur la table de la cuisine du fondateur, avec un vieil ordinateur portable au centre de leur infrastructure informatique. Mais au fur et à mesure que l'entreprise se développe, cette façon de faire devient rapidement irréalisable.

Lorsqu'une entreprise compte plusieurs employés, il est peut-être temps de changer. Si vous passez de plus en plus de temps à gérer la technologie de votre entreprise et à résoudre les problèmes informatiques, il est probable que vous envisagiez de mettre en place un service informatique spécialisé.

L'équipe informatique est surtout connue comme le groupe chargé de résoudre les problèmes techniques, mais elle fait bien plus. Qu'il s'agisse de configurer vos ordinateurs portables et de bureau, de gérer les tablettes, les appareils IoT et les réseaux Wi-Fi, de suivre les données de l'entreprise ou de recueillir des informations à partir de ces données, le service informatique peut avoir un impact significatif sur une entreprise et ses clients.

Problèmes courants dans la pile technologique de votre entreprise

Les services informatiques sont susceptibles d'être confrontés à un nouveau défi presque chaque jour, mais il en existe quelques-uns qui sont communs à tous les types de petites et moyennes entreprises. L'incapacité à résoudre ces problèmes en temps voulu peut mettre une entreprise à genoux, entraînant une perte d'activité, une réputation ternie et l'éventualité d'amendes réglementaires ou d'autres sanctions.

Voici quelques-uns des problèmes les plus courants auxquels sont confrontées les petites et moyennes entreprises :

Matériel et logiciels obsolètes

Les systèmes d'exploitation et les applications de productivité nécessitent des mises à jour constantes. Bien que certaines de ces mises à jour puissent se faire automatiquement, d'autres doivent être gérées par le service informatique. Les mises à jour de logiciels permettent d'améliorer les fonctionnalités, d'ajouter de nouvelles fonctions et de se prémunir contre d'éventuels problèmes de sécurité. Formez le personnel à avertir le service informatique si leur ordinateur demande une mise à jour logicielle.

Lorsqu'il s'agit de matériel informatique pour une petite entreprise, ce n'est un secret pour personne que les coûts sont une préoccupation constante. Il peut être tentant de remettre à plus tard l'achat d'un nouveau matériel, mais il faut savoir qu'une panne de matériel peut entraîner une perte d'activité. Si le matériel informatique a plus de quelques années ou entraîne une perte de productivité, il est peut-être temps de le mettre à niveau.

Logiciels illégaux

L'utilisation de logiciels sans licence ou piratés peut permettre d'économiser quelques euros au départ, mais peut finir par ruiner une entreprise. Certains fabricants de logiciels offrent des primes s'élevant à des milliers de livres sterling aux entreprises qui signalent l'utilisation de logiciels illégaux ou piratés. En outre, les logiciels piratés contiennent souvent des logiciels malveillants ou des virus qui peuvent permettre à des pirates d'accéder de l'extérieur aux systèmes internes, ce qui peut endommager les ordinateurs d'une entreprise ou faire en sorte que son infrastructure informatique soit prise en otage pour obtenir une rançon.

N'achetez des logiciels qu'auprès de fournisseurs réputés et veillez à ce que les licences soient à jour. Ne partagez pas les mots de passe des bases de données commerciales ou d'autres services d'abonnement. Et, tout aussi important, n'autorisez pas les employés à installer leurs propres logiciels sur les ordinateurs de l'entreprise.

Manque de sécurité

La sécurité informatique est une préoccupation constante dans le monde des affaires. Utilisez une solution anti-malware sur les ordinateurs de l'entreprise et veillez à ce qu'elle soit toujours à jour. Modifiez les mots de passe par défaut des routeurs et autres appareils, et formez les employés aux dangers de cliquer sur des liens non sollicités dans les courriels. Dans la mesure du possible, n'autorisez pas le personnel à brancher des appareils externes, tels que des clés USB, sur les systèmes de l'entreprise. Ceux-ci sont souvent la source de logiciels malveillants et de virus.

Absence de plan de sauvegarde et de récupération

Quel que soit le niveau de planification d'une entreprise ou les dépenses qu'elle consacre au matériel, ce n'est qu'une question de temps avant qu'une pièce d'équipement ne tombe en panne. Même sans défaillance du système, une tempête, une surtension, un incendie ou une autre catastrophe peut provoquer un arrêt. Si une solution de sauvegarde et un plan de récupération des données sont en place, ces situations peuvent constituer un inconvénient. Dans le cas contraire, elles peuvent entraîner l'arrêt complet des opérations. Comme le dit le proverbe, "il faut espérer le meilleur, mais prévoir le pire".

Comment évaluer les besoins technologiques de votre entreprise

Pour que votre entreprise fonctionne au mieux et que la technologie ne soit pas à l'origine de goulets d'étranglement en matière de productivité, il est important de procéder régulièrement à une évaluation des besoins technologiques.

Les points à prendre en compte dans cette évaluation des besoins technologiques sont les suivants :

La maintenance du matériel : Votre matériel informatique est-il sous garantie ou disposez-vous d'un contrat d'assistance pour l'entretien de ces appareils ? Sans cela, une panne pourrait vous obliger à payer des réparations coûteuses. Si le matériel n'est plus sous garantie ou arrive à la fin de sa durée de vie, il peut être judicieux de le mettre à niveau avant qu'une panne ne se produise.

Sécurité des logiciels et des systèmes d'exploitation : Chaque fois que vous achetez un nouveau matériel informatique, veillez à installer un logiciel antivirus. Sachez que les suites logicielles de sécurité doivent souvent être renouvelées chaque année et que si vous ne le faites pas, vous vous retrouverez sans protection. En outre, paramétrez les programmes de sécurité et les systèmes d'exploitation pour qu'ils téléchargent et installent automatiquement les mises à jour.

Solutions de réseau : Si votre entreprise en est arrivée au point où les employés partagent fréquemment des fichiers ou ont besoin d'accéder à une base de données centrale, il est peut-être temps d'investir dans un serveur. Dans le cas d'une petite ou moyenne entreprise, les serveurs peuvent être utilisés pour des tâches telles que

• Hébergement sécurisé du courrier électronique
• Partage et stockage de fichiers
• l'hébergement d'un site web ou d'une boutique de commerce électronique
• l'hébergement de logiciels SaaS tels que des programmes de gestion de la relation client, des logiciels de comptabilité, des logiciels de gestion des employés ou des logiciels de gestion de projet.
• Sauvegarde des données de l'entreprise
• Collaboration sur des documents

Vous devriez envisager d'investir dans un serveur si vous utilisez des programmes de comptabilité et des logiciels de gestion de la relation client pour communiquer avec vos fournisseurs et vos clients, ou si vos employés ont besoin de partager des fichiers, des outils logiciels ou d'autres ressources.

Solutions de sauvegarde : Quelle que soit sa taille, toute entreprise devrait disposer d'une solution de sauvegarde de son système, ces sauvegardes étant stockées dans le nuage ou ailleurs, hors site. Prenons l'exemple des incendies de forêt qui ont ravagé une partie de la Californie ou des ouragans qui ont frappé la côte de la Louisiane au milieu de l'année 2020. Les exploitants d'entreprises situées dans ces régions ont été privés de leurs locaux pendant des jours, voire des semaines, si tant est qu'ils aient survécu. Une sauvegarde n'a aucune valeur si elle n'est pas accessible.

Assistance : De nombreux problèmes technologiques peuvent être résolus simplement en discutant avec un expert. Disposez-vous d'un fournisseur vers lequel vous pouvez vous tourner au cas où le personnel informatique interne ne pourrait pas résoudre un problème ?

Cela nous amène à l'étape suivante de la gestion de l'infrastructure informatique : trouver une source fiable de matériel et d'assistance permanente.

Comment évaluer un fournisseur de technologie

Si les plombiers, les restaurateurs, les ingénieurs ou les avocats sont des experts dans leurs domaines spécifiques, il y a de fortes chances qu'ils ne soient pas des experts en technologie, pas plus que d'autres exploitants de petites entreprises. Si vous avez un tuyau bouché dans votre restaurant, vous appelleriez un plombier, et si votre société d'ingénierie était confrontée à un problème juridique, vous feriez appel à un avocat.

Il en va de même pour la technologie. Lorsqu'il s'agit de gérer l'infrastructure informatique de votre entreprise, il est logique de faire appel à un expert en la matière. Dans cette optique, comment le propriétaire d'une petite ou moyenne entreprise évalue-t-il un fournisseur de technologie potentiel ? Quelle est la meilleure source de matériel informatique pour les petites entreprises ?

Pour commencer, faites preuve de diligence raisonnable en posant quelques questions de base sur les candidats potentiels.

• Connaissez-vous leur travail ? Lenovo, par exemple, est une marque internationale dont le nom est reconnu dans le monde entier.
• Ont-ils une stabilité financière ? Le chiffre d'affaires de Lenovo a dépassé les 51 milliards de dollars en 2019. Il y a fort à parier qu'ils seront là quand vous aurez besoin d'eux.
• Ont-ils fait leurs preuves ? Lenovo est au service du marché de la technologie depuis plus de 35 ans.

Demandez des devis et évaluez la valeur des services fournis par le fournisseur. Vous pourriez être surpris.

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Ce n'est pas parce que votre entreprise est considérée comme "petite" ou "moyenne" que vos besoins technologiques sont inférieurs à ceux des "grandes" entreprises. En fait, vous avez probablement besoin de plus. Vous avez précisément besoin de plus d'assistance, de plus d'efficacité et de plus de flexibilité. Pour cela, il y a Lenovo Pro.

Avec Lenovo Pro, vous pouvez réaliser des économies, bénéficier d'un accès anticipé aux meilleures ventes de Lenovo et profiter d'une livraison accélérée gratuite.

En outre, Lenovo Pro offre une assistance personnalisée, avec les conseils de nos spécialistes des petites entreprises, un an d'assistance Think Premier gratuite, des remises sur d'autres services et des retours faciles. Lenovo Pro offre également la possibilité de rationaliser les achats grâce au financement des entreprises.

L'inscription à Lenovo Pro est gratuite et les niveaux d'adhésion sont conçus en fonction de la taille de l'entreprise. Lorsqu'il s'agit de servir les services informatiques des petites et moyennes entreprises, rien ne vaut Lenovo Pro.

Pour en savoir plus sur ce que Lenovo peut offrir aux PME, consultez cette FAQ.