Business FAQs

Computer-Hardware und mehr: Das IT-Ökosystem Ihres Kleinunternehmens

Viele kleine Unternehmen beginnen am Küchentisch des Gründers mit einem alten Laptop als Zentrum der informationstechnischen Infrastruktur. Doch wenn ein Unternehmen wächst, wird diese Vorgehensweise schnell unpraktikabel.

Sobald ein Unternehmen den Punkt erreicht hat, an dem es mehrere Mitarbeiter beschäftigt, kann es Zeit für einen Wechsel sein. Wenn Sie immer mehr Zeit mit der Verwaltung der Technologie Ihres Unternehmens und der Behebung von Computerproblemen verbringen, ziehen Sie wahrscheinlich eine eigene IT-Abteilung in Betracht.

Das IT-Team ist vor allem als die Gruppe bekannt, die sich um technische Probleme kümmert, aber es macht weit mehr. Von der Einrichtung Ihrer Laptops und Desktop-Computer über die Verwaltung von Tablets, IoT-Geräten und Wi-Fi-Netzwerken bis hin zur Verfolgung von Geschäftsdaten und der Gewinnung von Erkenntnissen aus diesen Daten kann die IT-Abteilung einen erheblichen Einfluss auf ein Unternehmen und seine Kunden haben.

Häufige Probleme im Technologie-Stack Ihres Unternehmens

IT-Abteilungen stehen wahrscheinlich fast jeden Tag vor einer neuen Herausforderung, aber es gibt einige, die für alle Arten von kleinen und mittleren Unternehmen gelten. Wenn diese Probleme nicht rechtzeitig behoben werden, kann ein Unternehmen in die Knie gezwungen werden, was zu Geschäftseinbußen, einem beschädigten Ruf und der Möglichkeit von Geldbußen oder anderen Strafen führen kann.

Einige der häufigsten Probleme, mit denen kleine und mittlere Unternehmen konfrontiert sind, sind:

Veraltete Hardware und Software

Betriebssysteme und Produktivitätsanwendungen müssen ständig aktualisiert werden. Obwohl einige dieser Aktualisierungen automatisch erfolgen, müssen andere von der IT-Abteilung durchgeführt werden. Software-Updates können die Funktionalität verbessern, neue Funktionen hinzufügen und vor möglichen Sicherheitsproblemen schützen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, die IT-Abteilung zu benachrichtigen, wenn ihre Computer eine Softwareaktualisierung erfordern.

Wenn es um Computerhardware für ein kleines Unternehmen geht, ist es kein Geheimnis, dass die Kosten ein ständiges Thema sind. Es mag verlockend sein, die Investition in neue Hardware hinauszuzögern, aber seien Sie sich bewusst, dass ein Hardware-Ausfall zu Geschäftseinbußen führen kann. Wenn die Computerhardware älter als ein paar Jahre ist oder zu Produktivitätseinbußen führt, ist es vielleicht an der Zeit für ein Upgrade.

Illegale Software

Die Verwendung von nicht lizenzierter oder raubkopierter Software spart zwar zunächst ein paar Pfund, kann aber auf Dauer das Aus für ein Unternehmen bedeuten. Einige Softwarehersteller setzen Kopfgelder in Höhe von Tausenden von Euro für die Meldung von Unternehmen aus, die illegale oder raubkopierte Software verwenden. Außerdem enthält raubkopierte Software oft Malware oder Viren, die Hackern den Zugang zu internen Systemen ermöglichen, wodurch die Computer eines Unternehmens beschädigt oder die IT-Infrastruktur als Geisel für Lösegeld genommen werden kann.

Kaufen Sie nur Software von seriösen Anbietern und achten Sie darauf, dass die Lizenzen stets auf dem neuesten Stand sind. Geben Sie keine Passwörter für kommerzielle Datenbanken oder andere Abonnementdienste weiter. Und ebenso wichtig: Erlauben Sie Mitarbeitern nicht, ihre eigene Software auf Firmencomputern zu installieren.

Mangelnde Sicherheit

Die Computersicherheit ist ein ständiges Anliegen in der Geschäftswelt. Setzen Sie eine Anti-Malware-Lösung auf den Firmencomputern ein und sorgen Sie dafür, dass sie stets auf dem neuesten Stand ist. Ändern Sie die Standardpasswörter für Router und andere Geräte, und schulen Sie Ihre Mitarbeiter über die Gefahren des Anklickens unerwünschter Links in E-Mails. Und erlauben Sie Ihren Mitarbeitern nach Möglichkeit nicht, externe Geräte wie Flash-Laufwerke an die Unternehmenssysteme anzuschließen. Diese sind häufig die Quelle von Malware und Viren.

Fehlen eines Sicherungs- und Wiederherstellungsplans

Egal, wie viel ein Unternehmen für Probleme plant oder wie viel es für Hardware ausgibt, es ist nur eine Frage der Zeit, bis ein Gerät ausfällt. Auch ohne einen Systemausfall kann ein Sturm, ein Stromstoß, ein Brand oder eine andere Katastrophe zu einem Stillstand führen. Wenn es eine Backup-Lösung und einen Plan zur Datenwiederherstellung gibt, können solche Situationen eine Unannehmlichkeit sein. Andernfalls kann es zu einem vollständigen Stillstand des Betriebs kommen. Wie das Sprichwort sagt: "Hoffe das Beste, aber plane für das Schlimmste".

Wie Sie den Technologiebedarf in Ihrem Unternehmen ermitteln

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit maximaler Leistung arbeitet und die Technologie nicht die Quelle von Produktivitätsengpässen ist, ist es wichtig, den Technologiebedarf regelmäßig zu ermitteln.

Bei dieser Bedarfsanalyse sind unter anderem folgende Punkte zu berücksichtigen:

Wartung der Hardware: Unterliegt Ihre Computerhardware der Garantie, oder haben Sie einen Supportvertrag für die Wartung dieser Geräte? Wenn dies nicht der Fall ist, kann ein Ausfall dazu führen, dass Sie auf den Kosten für teure Reparaturen sitzen bleiben. Wenn die Garantie für die Hardware abgelaufen ist oder das Ende der Nutzungsdauer erreicht ist, kann es sinnvoll sein, sie aufzurüsten, bevor es zu einem Ausfall kommt.

Sicherheit der Software und des Betriebssystems: Wenn Sie eine neue Computerhardware kaufen, sollten Sie unbedingt eine Antivirensoftware installieren. Beachten Sie, dass Sicherheitssoftware oft jährlich erneuert werden muss und Sie sonst ungeschützt sind. Stellen Sie außerdem Sicherheitsprogramme und Betriebssysteme so ein, dass sie automatisch Updates herunterladen und installieren.

Netzwerklösungen: Wenn Ihr Unternehmen einen Punkt erreicht hat, an dem die Mitarbeiter häufig Dateien austauschen oder auf eine zentrale Datenbank zugreifen müssen, ist es vielleicht an der Zeit, in einen Server zu investieren. In einem kleinen oder mittleren Unternehmen können Server unter anderem für folgende Aufgaben eingesetzt werden:

• Sicheres E-Mail-Hosting
• Gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien
• Hosting einer Website oder eines eCommerce-Shops
• Hosting von SaaS-Software, wie z. B. Programme zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Buchhaltungssoftware, Software zur Mitarbeiterverwaltung oder Projektmanagement-Software.
• Sichern von Geschäftsdaten
• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

Sie sollten die Investition in einen Server in Erwägung ziehen, wenn Sie Buchhaltungsprogramme und Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen für die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden nutzen oder wenn Mitarbeiter Dateien, Softwaretools oder andere Ressourcen gemeinsam nutzen müssen

Backup-Lösungen: Unabhängig von der Größe des Unternehmens sollte jedes Unternehmen über eine Lösung zur Systemsicherung verfügen, wobei diese Sicherungen in der Cloud oder an einem anderen externen Ort gespeichert werden sollten. Denken Sie zum Beispiel an die Waldbrände, die Teile Kaliforniens heimgesucht haben, oder an die Hurrikane, die Mitte 2020 die Küste von Louisiana heimgesucht haben. Die Betreiber von Unternehmen in diesen Gebieten waren tage- oder wochenlang von ihren Standorten abgeschnitten, wenn diese überhaupt überlebt haben. Eine Datensicherung ist wertlos, wenn man nicht auf sie zugreifen kann.

Unterstützung: Viele technische Probleme lassen sich einfach durch ein Gespräch mit einem Experten lösen. Haben Sie einen Anbieter, an den Sie sich wenden können, falls die internen IT-Mitarbeiter ein Problem nicht lösen können?

Damit kommen wir zum nächsten Schritt bei der Verwaltung der IT-Infrastruktur: der Suche nach einer zuverlässigen Quelle für Hardware und laufenden Support.

So beurteilen Sie einen Technologieanbieter

Klempner, Restaurantbetreiber, Ingenieure oder Anwälte mögen zwar Experten in ihrem jeweiligen Fachgebiet sein, aber wahrscheinlich sind sie und andere Kleinunternehmer keine Experten für Technologie. Wenn Sie ein verstopftes Rohr in Ihrem Restaurant haben, würden Sie einen Klempner anrufen, und wenn Ihr Ingenieurbüro ein rechtliches Problem hätte, würden Sie einen Anwalt beauftragen.

So ist es auch mit der Technologie. Wenn es um die Verwaltung der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens geht, ist es nur sinnvoll, einen Experten auf diesem Gebiet hinzuzuziehen. Wie kann der Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens einen potenziellen Technologieanbieter beurteilen? Was ist die beste Quelle für Computerhardware für kleine Unternehmen?

Stellen Sie zunächst einige grundlegende Fragen zu potenziellen Bewerbern, um sich einen Überblick zu verschaffen.

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Weitere Informationen darüber, was Lenovo kleinen und mittelständischen Unternehmen zu bieten hat, finden Sie in dieser FAQ.